Prima, nei giorni precedenti

Data fissata e annunciata sul canale delle prenotazioni, in locandina, nel gruppo WhatsApp e su Instagram.
Link di prenotazione pronto (Luma, gratis) oppure gruppo WhatsApp con l'orario limite già scritto — uno solo dei due.
Chiesto di scaricare l'app alla prenotazione: una riga nel messaggio di conferma (App Store o Google Play). Chi installa prima, all'arrivo è già dentro; chi non ce l'ha gioca dal browser del telefono, senza installare niente. Nessuno resta fuori.
Locandina pronta con: data e ora, nome del locale, formula di prezzo, link per prenotare, telefono. Caratteri grandi: si legge dal telefono.
Torneo creato nell'app (le impostazioni avanzate solo se servono).
QR del torneo stampato ← dal pannello di controllo apri il QR e stampa la locandina. Va al tavolo dell'accoglienza e in copia su ogni tavolo. Senza stampante, condividila come immagine nel gruppo WhatsApp.
Coppia di riserva trovata ← è il modo più semplice per gestire gli assenti, e va deciso prima.
Mazzi verificati: un gioco da 108 carte (due mazzi da 54, jolly inclusi) per ogni tavolo previsto, più uno di riserva.
Premi decisi e non in denaro (buoni, prodotti, una cena): un montepremi in contanti è un'altra cosa e non rientra nel formato.
Orario limite dichiarato nella chat e in locandina: «si parte alle 21:15».
Chiesto al locale se servono accorgimenti: disposizione dei tavoli, corrente, dove appoggiare le locandine.

La sera, mezz'ora prima

Tavoli pronti: uno ogni 4 giocatori, con sedie a sufficienza.
Carte sui tavoli: due mazzi da 54 (108 carte, jolly inclusi) per tavolo, più quello di riserva a portata di mano.
Telefoni in carica, prese accessibili.
Torneo aperto dal pannello e verificato che risponda.
Locandina col QR del torneo al tavolo dell'accoglienza, una copia su ogni tavolo: i giocatori la inquadrano e si registrano da soli.
Foglio di carta e penna sui tavoli: i giocatori lo tengono e segnano lì i punti. Tu puoi confrontarlo con l'app e correggere, e se la connessione cade la serata non si ferma.
Postazione accoglienza: un punto dove ti vedono appena entrano.

Annunciato a voce: «i tavoli sono chiusi, si parte».
Chi si è registrato col QR non passa da te: il tavolo gli compare già sul telefono. Tieni un occhio alla lista dei presenti invece di chiamare i nomi.
Assenti verificati: chi è arrivato e chi no.
Assenti sistemati, secondo quello che hai deciso:
- la riserva entra al posto della coppia assente — il numero di coppie resta pari, è la strada più semplice;
- oppure la coppia assente è rimossa dal torneo prima della chiusura — una coppia assente che resta in lista la paga il locale.
Chi non ha il telefono: lo registri tu con «Registra una coppia» (tocca il «+» su un posto libero della mappa dei tavoli, o a torneo iniziato l'icona «Fai entrare una coppia» accanto alle coppie). La coppia prende il primo tavolo libero.
Numero di coppie: se è dispari si gioca lo stesso, ma a ogni turno una coppia riposa. Se preferisci evitarlo, decidilo adesso (riserva o assente tolta), non a metà serata.
Primo turno avviato: i tavoli sono già assegnati, perché ognuno ha preso posto entrando. Quando sei pronto tocca «Inizia il turno 1».

Problemi tecnici risolti dai tavoli: il giocatore vede il suo tavolo solo, il punteggio si segna dal telefono.
Un occhio al pannello: qualche tavolo non ha mandato il punteggio? Tocca il tavolo: si apre «Inserisci il punteggio», invece di aspettare.
Chiuso un turno, il successivo è già pronto: i giocatori vedono subito il prossimo tavolo. Si parte quando tocchi «Inizia il turno N».
Un punteggio sbagliato? Anche a turno chiuso: menu ⋮ → «Correggi un turno chiuso» → il turno → il tavolo → «Modifica punteggio». La classifica si aggiorna subito.
Contestazione? Si risolve subito, al tavolo, con l'organizzatore davanti a entrambe le coppie.
Il locale è servito: ogni tanto un passaggio in sala. È la ragione per cui ti ospita.

Ultimo turno chiuso e torneo chiuso dal pannello: scegli «Mostrala a tutti» per la classifica finale, oppure «Tienila segreta» e rivelala dopo.
Premiazione: chiamare i primi, anche se il premio è simbolico. È la parte che i giocatori raccontano.
Foto della classifica → gruppo WhatsApp, il giorno dopo. È il contenuto che fa venire voglia a chi non c'era.
Licenza fatta pagare al gestore, se il locale ha esaurito le sue serate gratuite: chiudendo il torneo il pannello apre il QR del pagamento. Il gestore lo inquadra con la fotocamera e paga con la carta, lì sul momento. Un minuto, e siete a posto — se rimandi, il link resta nel pannello del torneo.
Data della prossima serata fissata lì, davanti a tutti ← se non lo fai ora, non è una serie: è un evento singolo.
Due minuti col gestore: com'è andata, quanti coperti in più del solito, conferma della prossima.
Nota mentale: quante coppie, da dove sono arrivate, chi ha disdetto all'ultimo. Sono i tre numeri che dicono se la serata sta crescendo.

Aspettare i ritardatari. Si parte all'orario dichiarato. Chi ha fatto tardi una volta difficilmente lo rifà.
Non dichiarare l'orario limite. Senza un orario, ogni ritardo diventa una trattativa.
Lasciare la coppia assente iscritta. Il locale paga per gente che non ha giocato.
Numero di coppie dispari senza averci pensato. Si gioca lo stesso, ma una coppia riposa a ogni turno: meglio deciderlo mezz'ora prima che davanti a tutti.
Carte contate all'ultimo. Un gioco incompleto ferma un tavolo, e a quel punto non c'è rimedio.
Non fissare la data della prossima. La prima serata è un evento; la terza è un appuntamento fisso. La differenza è dirla prima di andare a casa.